Die im Jahr 2025 aufkommende E-Rechnungspflicht der (ViDA)-Initiative der EU-Kommission sorgt aktuell für großen Diskussionsbedarf in der Wirtschaft. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Informationen rund um die Auswirkungen, Vorteile und Lösungsansätze zusammen und bereitet Unternehmen auf die zukünftigen Änderungen vor.
Was ist die E-Rechnung?
Bei der elektronischen Rechnung (kurz E-Rechnung) handelt es sich um strukturierte elektronische Dokumente im XML-Format, welche einer html-Seite im Internet ähneln. Das Format ist gestaltet nach der europäischen Norm EN 16931 und ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung in Systemen ohne Medienbrüche. Zudem erlaubt dieses Vorgehen eine maschinelle Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe. So können die Daten vom Rechnungsempfänger mit entsprechender Software in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden. Bekannte Formate für die E-Rechnung sind bislang die „XRechnung“ und das „ZUGFeRD-Format“.
Welche Vorteile und Chancen bietet die E-Rechnung?
Die E-Rechnung bietet die optimale Verarbeitung durch verschiedene Softwarelösungen. Somit sind viele Schritte, wie u.a. die Umwandlung von Bild in Textinformation, nicht mehr erforderlich und es lassen sich Fehler beim Digitalisieren vermeiden.
Durch das standardisierte und strukturierte Verarbeiten von Rechnungen können Geschäftsprozesse grundsätzlich schneller abgewickelt und damit Effizienzgewinne generiert werden. Dieses erzielt langfristige Wettbewerbsvorteile für Unternehmen. Durch die frühzeitige Vorbereitung auf die Digitalisierung im Rechnungswesen und Integration entsprechender Softwarelösungen können die Vorteile sogar noch früher genutzt werden.
Welche Herausforderungen ergeben sich?
Das neue Gesetz bedarf in Unternehmen die Einführung eines neuen Systems, die Anpassung interner Prozesse, Schulungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und damit zentrale Investitionen in die digitale Infrastruktur. Bislang bestehen zahlreiche verschiedene E-Rechnungsformate und Versionen und noch kein etablierter Standard.
Wie lässt sie sich E-Rechnung in Unternehmen umsetzen?
Mit der Digitalisierungsplattform JobRouter besteht eine geeignete Softwarelösung, welche die Umsetzung der E-Rechnungspflicht und Integration in bestehende Systeme einfach gestaltet. Ein eigener Workflow-Engine ermöglicht die Digitalisierung von Prozessen, Dokumente können archiviert und verwaltet werden sowie dient das im System vorhandene Datenmanagement dem Zurückgreifen auf Stamm- und Bewegungsdaten. Verschiedene Formate, wie u.a. die bereits erwähnte XRechnung oder ZUGFeRD, können verwendet sowie ERP-Systeme und Finanzbuchhaltungssysteme nahtlos integriert werden. Mit dieser Lösung sind Unternehmen somit bestmöglich auf die kommenden Veränderungen im Rechnungswesen vorbereitet.