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Der automatisierte Posteingang: Warum jedes Unternehmen davon profitiert


Ob Industrie, Dienstleistungsbereich, Gesundheitswesen oder öffentlicher Sektor – Unternehmen unterscheiden sich in vielen Dingen. Doch eines haben sie alle gemeinsam: eine Verwaltung - und damit auch einen Posteingang. Besonders in der Verwaltung steckt großes Potenzial für Effizienzgewinne. Viele Unternehmensprozesse laufen in dieser Abteilung jedoch noch immer analog ab. Die Folge: hoher Aufwand, langsame Abläufe und fehlende Transparenz. Die Digitalisierung bietet hier entscheidende Vorteile. Erfahren Sie in unserem Blogartikel mehr über die Möglichkeiten einer digitalen Verwaltung.


Eingangskanäle für die Post in der Verwaltung


Die Herausforderung: Analoge Prozesse kosten Zeit und Nerven


Verwaltungsabteilungen sind häufig mit zeitintensiven Aufgaben und verschiedenen Herausforderungen konfrontiert:

  • Manuelles Sortieren, Verteilen und Archivieren von Dokumenten

  • Erhöhter Abstimmungsaufwand und lange Durchlaufzeiten

  • Unklare Zuständigkeiten oder verzögerte Bearbeitung

  • Hohe Personalkosten durch manuelle Schritte

  • Fehleranfälligkeit durch Verluste oder falsche Zuordnungen

  • Medienbrüche zwischen Papier- und Digitalformaten

  • Bestehender Fachkräftemangel und Effizienzdruck


Diese Probleme ähneln sich branchenübergreifend – und sie behindern Wachstum, Flexibilität und Innovationskraft.

 

Die Lösung: Digital, automatisiert, anpassbar

Die Digitalisierung der Verwaltung bedeutet mehr als nur „Papier einscannen“. Es geht um die intelligente Neugestaltung von Prozessen – passgenau für die jeweilige Organisation.

Das Besondere: So unterschiedlich Unternehmen auch sind – Verwaltung und Posteingang sind überall vorhanden. Und genau dort lässt sich der erste große Schritt machen.

 

 

Im Fokus: Der automatisierte Posteingang


Ein durchdachter, automatisierter Posteingang sorgt dafür, dass eingehende Informationen – egal ob physisch, per E-Mail oder digitaler Schnittstelle – mittels künstlicher Intelligenz automatisch erfasst, verarbeitet und verteilt werden.


✅ Automatische Erkennung durch OCR und KI

✅ Regelbasierte Weiterleitung an die zuständigen Stellen

✅ Nahtlose Integration in bestehende Systeme (z. B. DMS, ERP, CRM)

✅ Zentrale Übersicht über alle Eingänge – jederzeit und ortsunabhängig

✅ Sicherheitsmanagement für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften


Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Transparenz und Reaktionsgeschwindigkeit im gesamten Unternehmen.


Christian Pawlitzki, Projektleiter bei der Förde Digital: „Der digitale Posteingang ist gewissermaßen das Eingangstor für alle digitalen Verwaltungsprozesse. Er fungiert als zentrale Anlaufstelle, über die sämtliche eingehenden Informationen, Anträge und Dokumente kanalisiert und in die jeweils zuständigen Fachverfahren weitergeleitet werden. Damit spielt der Posteingang eine Schlüsselrolle in der übergeordneten Digitalisierungsstrategie: Denn erst wenn die Eingangskanäle digitalisiert und automatisiert sind, können nachgelagerte Prozesse wirklich effizient, medienbruchfrei und durchgängig digital ablaufen.“


Der digitale Posteingangsprozess

  • Dokumentenerfassung: Dokumente werden aus verschiedenen Kanälen automatisiert erfasst und abgeholt, bspw. aus E-Mail-Postfächern und Scanverzeichnissen oder als manueller Upload (für Sonderfälle / Onlineformulare)

  • Dokumentenkategorisierung: Dokumente werden mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz und Regeln klassifiziert

  • Texterkennung OCR: Der Text wird in den Unterlagen überprüft

  • Datenextraktion: Schlüsseldaten werden aus dem Text extrahiert

  • Dokumentenweiterleitung: Dokumente und Daten werden an Empfänger weitergeleitet

  • Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden zentral und revisionssicher abgelegt



Standardlösung? Fehlanzeige.


Kein Unternehmen ist wie das andere – und deshalb braucht es maßgeschneiderte Lösungen, die Prozesse, bestehende Systeme und individuelle Anforderungen berücksichtigen.


Ob produzierendes Gewerbe mit komplexen Freigabeprozessen oder Dienstleister mit hohem Dokumentenaufkommen: Die Digitalisierung der Verwaltung muss flexibel und skalierbar sein, um echten Mehrwert zu schaffen.

 


Fazit: Digitalisierung beginnt dort, wo der Aufwand am größten ist


Die Verwaltung ist kein Nebenschauplatz, sondern ein zentraler Hebel für digitale Transformation. Wer jetzt in moderne, automatisierte Verwaltungsprozesse investiert – allen voran in einen digitalen Posteingang – schafft nicht nur Entlastung, sondern eine solide Grundlage für langfristiges Wachstum.


 
 
 

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